REVIEW E-BUSINESS : BAGAIMANA BISNIS MENGGUNAKAN SISTEM INFORMASI

Bab ini memberitahukan Anda mengenai peran penting dari sistem informasi. Ada beberapa jenis berbeda dari sistem informasi yang digunakan oleh bisnis, termasuk sistem berdasarkan internet dan bagaiman sistem ini mendukung proses bisnis inti perusahaan. Agar dapat beroperasi, setiap bisnis harus berhubungan dengan banyak bagian berbeda dari informasi mengenai pemasok, pelanggan, karyawan, tagihan dan pembayaran, serta produk dan jasa mereka.

Prosesbisnis adalah aliran kerja dari bahan baku, informasi dan pengetahuan. Proses ini menunjukkan cara unik di mana perusahaan mengkoordinasikan pekerjaan. Pada beberapa bisnis, proses ini dapat berjalan lambat dan tidak efisien, di mana bisnis lainnya hal tersebut dapat berjalan dengan cepat dan sangat efisien. Proses bisnis perusahaan dapat menjadi sumber kekuatan kompetitif jika dapat memungkinkan perusahaan untuk berinovasi atau untuk menjalankannya dengan lebih baik dari pesaing.

Proses bisnis perusahaan di dukung oleh jenis-jenis sistem informasi yang berbeda. Tidak ada sistem tunggal yang dapat menyediakan seluruh informasi yang dibutuhkan sebuah organisasi. Pada situasi yang seperti ini, proses bisnis perusahaan dapat digambarkan dari dua sudut pandang.

Pertama, sudut pandang fungsional, yang mana mengenali sistem berdasarkan fungsi bisnis utama. Sistem penjualan dan pemasaran membantu manajemen senior untuk mengawasi pergerakan yang memengaruhi produk baru dan kesempatan penjualan, mendukung perencanaan untuk produk dan jasa yang baru, dan mengawasi kinerja pesaing. Sistem manufaktur dan produksi berhubungan dengan perencanaan, pengembangan dan produksi barang dan jasa, dan mengendalikan aliran produksi. Sistem keuangan dan akuntansi menjaga data aset keuangan dan aliran dana perusahaan. Sistem sumber daya manusia menjaga catatan karyawan, menelusuri kemampuan karyawan, kinerja dan pelatihan, dan mendukung perencanaan kompensasi, dan pengembangan karier karyawan.

Kedua, sudut pandang konstituen, yang mana mengenali sistem dalam bentuk beragam tingkatan manajemen dan jenis keputusan yang didukungnya. Sistem yang melayani manajemen operasi antara lain:

• Sistem Pemrosesan Transaksi (TPS), sistem penggajian dan pemesanan, yang melacak aliran transaksi rutin harian yang diperlukan untuk menjalankan bisnis.
• Sistem Informasi Manajemen (SIM), sistem yang menyediakan laporan kinerja terbaru perusahaan kepada manajemen tingkat menengah. Informasi ini digunakan untuk mengawasi dan mengendalikan bisnis serta memprediksikan kinerja di masa depan.
• Sistem Pendukung Keputusan (DSS), sistem yang mendukung keputusan manajemen ketika keputusan ini unik, berubah dengan cepat, dan tidak dapat dispesifikasikan dengan mudah sebelumnya.
• Sistem Pendukung Eksekutif (ESS),sistem ini mendukung manajemen senior dengan memberikan data kepentingan terbesar pada pembuat keputusan manajemen senior, bisa dalam bentuk grafik maupun diagram yang dikirim melalui portal.

Seluruh jenis sistem yang berbeda ini haruslah dikelola agar mencapai tujuan yang di inginkan. Dalam hal mengelola jenis-jenis sistem yang berbeda, perusahaan bisnis menerapkan Aplikasi Perusahaan (enterprise application). Merupakan sistem yang mencakup sistem perusahaan, sistem manajemen rantai pasokan, sistem manajemen hubungan pelanggan, dan sistem manajemen pengetahuan, didesain untuk menunjang koordinasi dan integrasi proses keseluruhan organisasi sehingga organisasi dapat beroperasi secara efisien.

Dalam menjalakan jenis-jenis sistem informasi harus ada yang bertanggung jawab terhadap alat-alt yang di gunakan. Pada semua perusahaan, kecuali perusahaan kecil, Departemen Sistem Informasi (information system department) adalah unit organisasi formal yang bertanggung jawab atas layanan teknologi informasi, bertanggung jawab memelihara peranti keras, peranti lunak, penyimpanan data, dan jaringan yang mencakup infrastruktur TI perusahaan. Setiap area fungsional dalam bisnis bisa memiliki departemen sistem informasinya sendiri, yang diawasi oleh CIO (chief information officer), yaitu manajer senior yang mengawasi penggunaan teknologi informasi pada perusahaan.

Membangun e-Business di Era Modern

E-Business merupakan kegiatan berbisnis di Internet yang tidak saja meliputi pembelian, penjualan dan jasa, tapi juga meliputi pelayanan pelanggan dan kerja sama dengan rekan bisnis (baik individual maupun instansi).

Fungsi E- Bussines

Fungsi dari e business yaitu untuk mensupport bagian dari marketing, produksi, accounting, finance, dan human resource management. Proses transaksi online memegang peranan yang sangat penting pada e-business. Yang termasuk proses transaksi online adalah

• 1. Data entry

• 2. Transaction processing

• 3. Database maintenance (organization’s databases)

• 4. Document and report generation

• 5. Inquiry processing (Proses pemerikasan)

Banyaknya peminat terhadap e business didorong oleh kepercayaan bahwa hal tersebut akan membuka kesempatan menjadi sumber pendapatan baru baik bagi bisnis yang sudah berjalan maupun yang baru memulai. Kesempatan untuk penambahan pendapatan dari pemanfaatan e business dimulai dari peningkatan akses ke pelanggan dengan jalan menjual produk atau layanannya kepada jumlah pelanggan yang lebih banyak. Berusaha untuk mencari cara penjualan yang baru, daerah penjualan yang baru, dan segment yang baru dalam rangka mendapatkan pelanggan baru. Cara penjualan baru disini dimaksudkan cara penjualan online yang berbagai macam bentuk. Peningkatan penjualan ke pelanggan yang ada yaitu dengan adanya hubungan elektronik antara pelanggan dengan perusahaan, perusahaan dapat meraih penjualan tambahan dari basis pelanggan yang sudah ada. Customer Relationship Management (CRM) dan Data Mining Systems memudahkan perusahaan menentukan target pelanggan tidak hanya dari sekelompok pelanggan yang mempunyai pola konsumsi yang sama sampai ke pola per individu pelanggan. Produk berbasis content.

E business tidak memerlukan kantor yang formal sebab hanya akan tampil di internet sebagai sebuah situs web. Para pihak yang terkait hanya membutuhkan web service sebagai perantara dan kesepakatan kerja sama antara pemasok dan pihak pengelola. Begitu pula dengan kesepakatan dengan costumer dan juga bank. Yang tidak bisa online hanya proses produksi barang-barang fisik dan teknis pengirimannya.

Untuk membangun e business yang utama harus kita buat yaitu membenahi terlebih dahulu system pengelolaan sumber daya perusahaan secara terpadu, membuat perencanaan investasi teknologi secara mendetail dan komprehensif, menentukan arah investasi teknologi untuk menjawab kebutuhan jangka panjang, membentuk struktur organisasi yang fleksibel dan adaptif terhadap perubahan, dan melakukan kerjasama kondusif dengan mitra bisnis.

Ada beberapa kiat – kiat dalam e-bussines diantaranya

• Membenahi terlebih dahulu sistem pengelolaan sumber daya perusahaan secara terpadu.

• Membuat perencanaan investasi teknologi secara mendetail dan komprehensif.

• Menentukan arah investasi teknologi untuk menjawab kebutuhan jangka panjang.

• Membentuk struktur organisasi yang fleksibel dan adaptif terhadap perubahan.

• Melakukan kerjasama kondusif dengan berbagai mitra bisnis (vendor, pemasok barang, lembaga keuangan, dan lain sebagainya).

Ada beberapa Metode Pengembangan e-Business :

• Pertimbangan Komoditi

• Infrastruktur Pengembangan

• Perencanaan Basisdata

• Pengembangan Program Aplikasi

• Implementasi dan Disseminasi

Strategi Pengembangan e-Business

• Penyusunan Rencana Pengembangan

• Pembangunan secara bertahap/dinamis

• Perlu menetapkan prioritas implementasi

• Pemilihan Teknologi yang tepat

• Penyiapan Sumber Daya

• Gunakan jasa Web-Hosting

• Pengembangan diserahkan pihak ketiga

• Kerjasama dengan Institusi Penyedia jasa Internet

Positive & Negative E-Business

Positive:

• Revenue Stream (aliran pendapatan) baru yang mungkin lebih menjanjikan dan tidak bisa ditemui di sistem transaksi tradisional.

• Dapat meningkatkan market exposure (pangsa pasar).

• Menurunkan biaya operasional (operating cost).

• Melebarkan jangkauan (global reach).

• Meningkatkan customer loyality.

• Memperpendek waktu produksi.

• Meningkatkan value chain (mata rantai pendapatan)

Negative

• Pencurian informasi rahasia yang berharga. Gangguan yang timbul bisa menyingkap semua informasi rahasia tersebut kepada pihak-pihak yang tidak berhak dan dapat mengakibatkan kerugian yang besar bagi si korban.

• Kehilangan kesempatan bisnis karena gangguan pelayanan. Kesalahan ini bersifat kesalahan non-teknis seperti aliran listrik tiba-tiba padam atau jaringan yang tidak berfungsi.

• Kehilangan kepercayaan dari para konsumen. Ini karena berbagai macam faktor seperti usaha yang dilakukan dengan sengaja oleh pihak lain yang berusaha menjatuhkan reputasi perusahaan tersebut.

• Penggunaan akses ke sumber oleh pihak yang tidak berhak. Misalkan pembobolan sebuah sistem perbankan oleh hacker, kemudian memindahkan sejumlah rekening orang lain ke rekeningnya sendiri.

• Kerugian yang tidak terduga. Disebabkan oleh gangguan yang dilakukan dengan sengaja, ketidakjujuran, praktek bisnis yang tidak benar, dan kesalahan faktor manusia atau kesalahan sistem elektronik.

Faktor-Faktor Penyebab Kegagalan E-Business

• Tidak ada komitmen yang utuh dari manajemen puncak.

• Penerapan e-business tidak diikuti proses change management.

• Tidak profesionalnya vendor teknologi informasi yang menjadi mitra bisnis

• Buruknya infrastruktur komunikasi

• Tidak selarasnya strategi TI dengan strategi perusahaan.

• Adanya masalah keamanan dalam bertransaksi

• Kurangnya dukungan finansial

• Belum adanya peraturan yang mendukung dan melindungi pihak-pihak yang bertransaksi (cyberlaw),

• Menggunakan target jangka pendek sebagai pijakan investasi e-business।

Ukuran Keberhasilan E-business

leh: *Eko Indrajit

E-Business is about 95% business and 5% technology. Secara implisit kalimat singkat tersebut telah menjelaskan esensi dari berkembangnya konsep manajemen baru yang dikenal dengan e-business. Kalimat singkat tersebut pada intinya menegaskan bahwa pertimbangan utama yang harus dipergunakan oleh para praktisi manajemen dalam menentukan apakah akan memanfaatkan tawaran-tawaran menggiurkan yang dijanjikan oleh e-business terletak pada pertimbangan seberapa besar potensi bisnis yang ditawarkan, bukan pada seberapa canggih teknologi yang berkembang.

Jika bisnis bertujuan untuk mencapai apa yang dalam teori disebut sebagai wealth maximization (dan didalam praktek sehari-hari wealth sering diasosiasikan dengan profit atau keuntungan usaha), maka secara jelas e-business harus dapat paling tidak melakukan kedua hal di bawah ini:

1. Seberapa tinggi potensi penambahan revenue (pendapatan) perusahaan baik secara langsung maupun tidak langsung yang didapat pada saat konsep e-business diimplementasikan; dan
2. Seberapa tinggi potensi pengurangan cost (biaya) yang dapat dilakukan baik secara langsung maupun tidak langsung yang didapat pada saat konsep e-business diterapkan.

Kedua hal tersebut adalah hal minimum yang harus di-deliver oleh e-business kepada perusahaan agar dapat secara nyata meningkatkan tingkat profitabilitasnya (sesuai dengan rumus sederhana Profit = Revenue – Cost). Dalam kenyataannya, tentu saja tidak semua usaha dapat secara langsung dan terlihat berpengaruh terhadap kedua variabel tersebut di atas, karena banyak dari manfaat atau value dari e-business yang bersifat intangible dan unquantifiable. Dalam bukunya “The Effective Measurements of IT Cost and Benefit Analysis”, Arthur Money dan Remenyi memberikan 16 kriteria yang harus diukur di dalam perusahaan untuk menentukan apakah konsep e-business yang diterapkan lebih baik dibandingkan dengan kondisi pada saat e-business belum diimplementasikan (manajemen bisnis konvensional). Secara ringkas keenam-belas kriteria tersebut adalah sebagai berikut:

1. Kemampuan sistem dalam mengurangi biaya

2. Kemampuan sistem memindahkan biaya

3. Kemampuan sistem menghindarkan biaya

4. Kemampuan sistem menyediakan peluang pertumbuhan pendapatan

5. Kemampuan sistem menyediakan peningkatan informasi manajemen

6. kemampuan sistem meningkatkan produktivitas staf

7. kemampuan sistem menyediakan kapasitas untuk meningkatkan volume

8. kemampuan sistem untuk mengurangi eror

9. kemampuan sistem menyediakan keuntungan kompetitif

10. kemampuan sistem menyetarakan dengan persaingan

11. kemampuan sistem menyediakan peningkatan kontrol manajemen

12. kemampuan sistem meningkatkan produktivitas manajemen

13. kemampuan sistem menyediakan peningkatan moral karyawan

14. kemampuan sistem menyediakan peningkatan image perusahaan

15. kemampuan sistem menyediakan peningkatan layanan nasabah

16. kemampuan sistem meningkatkan hubungan dengan klien.

Jika dilihat secara sungguh-sungguh terlihat bahwa keenambelas hal tersebut adalah mengkaji pengimplementasian konsep e-business dari sisi internal perusahaan, dimana konsumen atau pelanggan tidak secara langsung dilibatkan dalam proses penilaian. Tentu saja jika dilihat dari kecenderungan bisnis yang lebih bersifat market oriented dan/atau customer oriented, ukuran-ukuran baru harus dikembangkan. Contoh kriteria kinerja dari e-business yang dapat dikembangkan untuk mengukur tingkat keberhasilan implementasi diperlihatkan pada sepuluh hal di bawah ini (ukuran keberhasilan dipandang dari perspektif eksternal):

1. Kemampuan sistem mebuat efisiensi biaya

2. Kemampuan sistem meningkatkan layanan pada pelanggan

3. Kemampuan sistem menjangkau pelanggan

4. Kemampuan sistem meningkat kualitas produk dan jasa

5. Kemampuan sistem memuaskan kebutuhan sepesifik pelanggan

6. Kemampuan sistem untuk memberikan layanan cepat pada pelanggan

7. Kemampuan sistem untuk mengurangi komplain pelanggan

8. Kemampuan sistem untuk menyediakan sistem pembayaran efektif.

9. Kemampuan sistem untuk menambah brand awareness pelanggan

10. Kemampuan sistem untuk menciptakan identitas pelanggan (pelanggan selamanya).

Dengan melihat keseluruhan contoh pengukuran kinerja tersebut jelas terlihat konsep teknologi informasi yang relevan untuk penerapan e-business di sebuah perusahaan atau industri tertentu. Jika pemakaian sebuah aplikasi, sistem informasi, software, perangkat keras, network, intranet, dan produk-produk teknologi informasi lainnya secara langsungada maupun tidak langsung memberikan kontribusi positif dan signifikan terhadap ukuran kinerja bisnis seperti yang dijelaskan di atas, maka jelas peranannya akan sangat berarti bagi perkembangan perusahaan. Demikian juga sebaliknya, jika hasil pengimplementasian teknologi informasi di bisnis justru bertentangan dengan konsep peningkatan kinerja yang di atas, tentu saja kehadirannya akan menjadi bumerang bagi keberadaan perusahaan.

*lebih lanjut tentang penulis, kunjungi blog: artikelekoindrajit.blogster.com